[事務効率化]切手やインクの使用量の把握

1.消費量が均一でない消耗品の管理


切手やプリンタのカラーインクの在庫管理、足りなくなった分だけ気付いた時に補充して管理するのが一般的だと思います。

ただ、種類毎の消費量にはどうしてもばらつきがありますよね。
そのばらつきを把握できていないと、多目多目の在庫を用意しておく、という管理体制になってしまいます。

以後、私の職場の切手の例でお話ししますが、切手の補充のために発注する際も、どれだけ発注すれば必要十分なのかがわからないと、どうでもいいことに頭を悩ませることになります。

・80円切手はよく使うけど、50枚もあれば十分だろうか?
・200円切手は10枚くらい?
・500円切手は5枚でいい?

2.どうでもいいことに頭を使うとイライラする


私はこういうどうでもいいことに頭を使うのが嫌いな上に、使いたい時に必要な切手が無いのも嫌です。

440円だから、350円と90円の組み合わせでいこうと思っているのに、「350円が無い!」という時の絶望感。
額面があったり無かったりする切手の在庫の中から440円になる組み合わせを見つけ出すのは、本当に無駄な手間としか思えないのです。

在庫をたっぷり用意しておけばいいじゃないか、という方針も考えたいところですが、切手というものはちょろまかされたりすることが多い性質のものです。
たっぷり過ぎるほど置くわけにもいかない困りものなので、量の力で必ずしも乗り切れるとは限りません。

今回は、こういうストレスに対応するためのご提案です。

3.在庫の量、補充量を把握すれば消費量がわかる


まず、前の担当者によって直感的に発注されていた補充の発注を、私に任せてもらうようにしました。
前の担当者も好きでやっていたわけではないので、Win-Winです。

まず、現在ある在庫の量を記録し、最初は推測で補充の発注を出しました。
1ヶ月後、再度在庫の量を記録し、下記の計算で消費量を算出しました。

(元々の在庫)+(補充量)-(現在の在庫)=消費量



この消費量を元に、次の発注量を決めました。

その後は1ヶ月ごとに、下記の計算で1ヶ月の平均消費量を算出します。

(元々の在庫)+(補充量の累計)-(現在の在庫)=通算の消費量
(通算の消費量)÷(記録開始時から現在までの経過月数)=1ヶ月の平均消費量


もちろんExcelで処理しているので、経過日数等も自動計算させることができます。
これを毎月繰り返していくと、だんだん平均がこなれてきて正確な見積もりができるようになってきます。

事務所の切手の消費量なんて個人情報でも何でも無いと思うので、個人名が入っているコメント等を削除した上でここで公開して見るのも面白いかな、と思っています。
作業できたら後日アップしてみます。

(追記)FC2ブログではExcelファイルをアップロードすることはできないようなので、永続的な公開はあきらめました。
2012年11月11日、とりあえずfirestorageに保存期間7日間でアップロードしてみました。
http://firestorage.jp/download/a1ed1ef36bf056985bbb231bc394bcbae9c1a773
保存期間経過後も連絡いただければ提供したいと思っていますので、気軽に連絡をいただければと思います。
こんなニッチなネタに興味をもっていただけただけでも嬉しいことですから。

コメント者のところに事務所名が残っているのはご愛敬です(全部いちいち削除するのが面倒だっただけですが、事務所の宣伝がてら)。
島根県のど田舎にある司法書士事務所ですが、今はオンライン申請があるので全国どこの法務局の登記でもお受けしますよ。



2015年2月12日追記
移転後のブログで関連する記事を書きました。
その中でこのファイルの現行バージョンをアップしているので、こちらにもリンクを貼っておきます。
kitteShouhiryouKeisan.xls
新しく書いた記事はこちら。
[切手]切手の組み合わせを読み解き、切手事務を効率化する | 流れるような一日を



4.どっちが手間か?


万人にお勧めできる方法ではないと自分でも思います。
私がこういう方法を採るのは下記のような理由によります。

(1)どうでもいいことに頭を使いたくない
(2)記録しない限り、消費量は直感的にしかわからない
(3)趣味

(1)どうでもいいことに頭を使いたくない

350円が何枚必要だろうと、正直どうでもいいです。使いたい時にそこにあってさえくれれば。

ただ、そうではない現実があり、在庫を無制限には置けないという制限もある中で、あっちを減らしてこっちを増やして、ということを1ヶ月ごとに考えたりしたくないのです。

エクセルシートと手順とさえ確立してしまえば、1月ごとの定期作業はオートパイロットでできますから、私にとってはその方がストレスが少なく済みます。

(2)記録しない限り、消費量は直感的にしかわからない

何となく50円が少なそうだから今月は多目にしてみよう、ということをやっていると消費量は直感的にしか把握できません。

額面が50円と80円しか無ければ頭だけでもどうにかなると思いますが、10円、20円、30円、、、とたくさんある場合には、記憶ベースで消費量を把握することはできません。

正確な消費量は、記録無くして得られないのです。

(3)趣味

多分こういう記録を残していくという行為が、私の趣味に合っているのだと思います。

自分の時間の使い方を24時間毎日記録するのも、子供の落書きをいちいちScanSnapで読み取るのも、保育園の掲示板をカメラでいちいち記録するのも、それが好きだということなんでしょう。

[この記事の執筆にかかった時間 54分]

[マクロ]初心者でも「自動記録マクロ」を使えば様々な作業を自動化できる

1.はやしさんの記事に触発されて

今更ながらExcelVBAが便利な事に気づいた【解析屋さんのためのExcel VBA(01):VBAの使い始め】 | ComputerScience - color pencils
”ものを作るのでないかぎり、単純作業は嫌。
コンピューターを使っているのだから、単純作業はコンピューターに任せましょう。”


上記のはやしさんの記事にVBAのことが書かれていて、私もその周辺分野について書いてみます。
あまり本格的に勉強しなくても十分使える機能があり、知っていれば便利になる分野だと思うので。

2.VBAとは?マクロとは?

ちゃんと勉強したわけではないので、定義が間違っているかもしれませんが、私はマクロとは「登録した操作を自動でやってくれるプログラム」、VBAとは「ExcelやWord等において、マクロを記述するプログラム言語」だと認識しています。
初心者のうちはVBA=Officeソフトのマクロと思って差し支えないと思います。

3.自動記録マクロ

ExcelにもWordにも、マクロの自動記録機能というものがあります。これは、マウスやキーボードで行った操作を記録し、それをそのまま繰り返すことができる機能です。
Excel、Wordの他にも、秀丸(シェアウェア)やロケットマウス(シェアウェア)等、マクロが広く使われているソフトでは一般的な機能です。

4.どんなことができるのか

具体例として、私が使っている自動記録マクロの一部を紹介します。
これくらいのことであれば、環境設定と使い方をマスターした後には、大した手間無く使えるようになっていると思います。

Excel

・TogglからエクスポートしたCSVの整形(列の削除、列の移動、並び替え、上書き保存)

Word

・文章全体から特定の単語を置換

秀丸

・TogglからエクスポートしたCSVの文字コードをShift-JISに変換、文章全体から特定の単語を置換、上書き保存

また、手順の多いマクロを組む際には、マクロを一から手書きするよりも自動記録したマクロを再編集して作り上げる方が早い、という使い方もあると思います。

5.一般的な手順

自動記録マクロを使えるソフトでは、たいてい以下のような手順を踏めば自動記録したマクロが使えます。

(0)環境設定

特にExcelの最近のバージョンではマクロを使う設定が面倒になっています。
ここでは詳しい説明はしませんが、webにたくさん情報がある分野なので、自分のバージョンに合った情報を探してマクロが使える状態にします。

(1)記録を開始

たいていはマクロのメニューの中に、再生ボタンのマークで表示されています。これをクリックした後の操作が記録されます。

(2)自動化したい操作を行う

注意が必要なのは、カーソルの移動をマウスで行うと、再現性が低下することが多いことです。マクロの開始時に、Home等のキーでカーソルの位置を初期化しておき、できるだけキーボード操作で操作を行うのが無難です。

また、置換であれば全体に対して置換をするような構成にして、カーソルの位置に左右されない作りにするのも、想定どおりの動作をさせるために有効です。

ここで置換繋がりで少し脱線ですが、置換については、「正規表現」というものを使えるようになると、やれることの幅がぐっと広がります。
マクロによって正規表現のパターンも違うことがあるので、少しずつ使えるパターンを増やしていくのがオススメです。

(3)記録の終了、保存

操作が終了した後は、停止ボタンで記録を終了します。終了しただけでは保存されていない状態なので、保存してやります。

秀丸はマクロごとにファイルが作成されます。 Office関係はテンプレートファイルに紐付けられたり、個別のファイルに保存できたり、いろいろできます。
詳細はここでは割愛します。

(4)動作確認

実際に動かしてみて、想定どおりの結果が得られるか確認します。単純な作業なら一発でうまく動くこともありますが、調整が必要なことも多いです。

(5)調整

動作が想定どおりでない場合、何らかの対応が必要です。記録時の手順が間違っていることが明確だった場合は、自動記録をもう一度やり直します。

操作は合っているはずなのに何故か想定どおりにならない場合は、マクロを編集してみるとすぐに原因がわかることもあります。

例えば、マウス操作で特定の座標を指定してカーソルを移動させる処理になっていると、ウィンドウの位置が少しずれただけで再現性が無くなります。こういう場合は、他の方法でカーソルを移動させることを検討します。

プログラム言語の編集なんて気後れするかもしれませんが、操作の内容が上から順に時系列に並んでいるので、自分が入力した置換単語などをキーワードにして見ていくと、どのあたりで何をやっている、ということが大まかに見えたりします。

怪しそうな箇所があれば、ダメ元で検索してみます。同じようなことで悩んでいる人は結構いるものですから。

ちなみにwebの情報量としてはExcelと秀丸は結構な情報がありますが、Wordは情報が少な目です。
仕事でWordが欠かせない、しっかり勉強して使いこなせるようになりたい、という方には下記の電子書籍がオススメです。

『Word VBA基本&活用テクニック』

 

[2014年6月15日追記]
『Word VBA基本&活用テクニック』はその後、単行本が出たようです。

 

6.3回以上繰り返していることは自動化を検討

私は「機械にさせられることは、機械にやってもらえば良い。人間は、人間様にしかできない仕事に力を割くべき。」という信条を持っている横着者なので、こういう自動化が大好きです。

いったんマクロをきちんと組み上げてしまえば、後はマクロが正確に冷徹に想定どおりの仕事をこなしてくれるようになります。
私が手作業でやるように、手順をすっとばしてしまってやり直しになるようなこともありません。 今まで使ったことが無い方は、ぜひ一度お試しを。
[この記事の執筆にかかった時間 81分]

[事務効率化]プリンターは最速の秘書

1.全てをゼロから作っていませんか?
あなたにも、仕事や生活の中で繰り返し使う書類があるでしょう。
仕事で提出する書類や、保育園や学校に提出する書類。

提出する時になってから全てを手書きで書いていませんか?
ゴム印で効率化していますか?

もう少し楽ができる方法を紹介します。

2.PDFにして不変情報は入力しておく
まず様式をスキャンするなりしてPDF化、そのPDFに住所氏名などの不変情報は打ち込んでしまいます。
こうしておけば、使う時には人間様が考えなければならないところだけを記入すれば済みます。

PDFにテキストを打ち込むソフトとして、私は下記のソフトをオススメします。もちろんフリーです。

PDF-XChange Viewer(窓の社)


このソフトのタイプライターという機能を使えば、文字を好きなところに打ち込むことができます。

正規のAdobeAcrobatだと、タイプライターで打った文字のフォントサイズ等の変更ができません(多分、機能的にはできるのでしょうが、私にはその機能へのアクセスが見つけられませんでした)。
そのあたりがPDF-XChange Viewerでは直感的に分かるので、私などはAcrobatが使える環境でもPDF-XChange Viewerを使うことが多いです。

ちなみに、たいていの書類は書いてある内容を人間が認識できれば十分な用途ですから、スキャンによって多少品質が原本から劣化したところで支障はありません。

3.原本に書き込む必要がある書類
世の中の大多数の書類は上記の方法でいけると思います。
次に、機械に読み取らせたりするため、所定の用紙を使わなければならないケースの対応を考えます。

例えば私の仕事では、郵便局の小為替請求用紙で小為替を毎日のように請求します。
この小為替請求用紙は、機械を通す処理があるため、必ず郵便局の所定の用紙に記入しなければなりません。

ここでやはりPDFを活用します。
白紙のPDFを新規作成し、そこへ必要事項をおおまかに打ち込み、印刷・調整のトライアンドエラーを繰り返しながら、所定の様式に印字できるPDFを用意します(この過程は少し大変です)。
いったんこのPDFが完成してしまえば、あとは100枚でも200枚でもプリンターが仕事をしてくれる、というわけです。

このPDFは汗と涙の結晶ですから、印刷条件等があればそれをファイル名等に記録し、大切に取っておき再利用に備えます。

私が事務所に入ってこの方法を始めるまでは、小為替請求用紙はゴム印で処理していました。
100枚あれば100枚分の人手がかかります。
プリンターなら、いったん印刷指示を出してしまえば放っておいても仕事をしてくれます。
その間に人間様は他のもっと創造的な仕事をするべき、と私は考えます。
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プロフィール

坂根(昔はneunzehnと名乗っていました)

Author:坂根(昔はneunzehnと名乗っていました)
■信条
手間は少ない方が良い。
機械にさせられることは、機械にやってもらえば良い。人間は、人間様にしかできない仕事に力を割くべき。
自分の記憶力にはできるだけ頼らずにものごとを処理したい。

■環境
Windows7
スマホ:docomo SC-04E(Android4.2)

■その他
男児1人、女児1人の父親。
妻を含めて4人家族。
職業は司法書士。

■連絡先
Twitter:@sakane0958
mail:sakane@fluentlife.jp

2013年11月にブログを移転しました。
新ブログはこちら↓
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Author : Masayuki Sakane