[Webプリント]ラベル印刷と封筒直接印刷

1.前回の記事


前回の記事では、Webプリントというサービスとそのメリットを紹介しました。
この記事では、印刷時の工夫を紹介します。

2.システムの想定はラベルシール


宛名のラベルを印刷する際、エーワン、コクヨ、ヒサゴ、マクセルの各社のラベルシールを選択することができます。
メーカーが同じであれば、少々型番が違っても使えることがあります。手持ちのラベルシールがあれば、ダメ元で裏紙等に試し刷りしてみて、確認すると良いでしょう。

うちの事務所には、ヒサゴのラベルシールがたまたまあったので、ヒサゴのOP861を指定して使っています。
以下の記事も全て同じ指定です。

3.コピー用紙に印刷して切り貼り


ラベルシールは便利ですが、コストがかかります。
コピー用紙に印刷して、それを切り貼りしても問題ありません。

4.封筒に直接印字してしまう


さらには、プリンタと封筒の相性にもよりますが、封筒に直接宛名を印字してしまえば、手間も省けスマートです。

角2封筒と長3封筒については、試行錯誤の末に見つけた設定を紹介しておきます。
なお、プリンタ等の条件によっては異なる印刷結果になるかもしれませんので、裏紙等で試し刷りをしてから実際の封筒に印字されることをオススメします。

(1)角2封筒(縦置)

プリンタにフラップ側(天地の天)から印刷が出来る場合は、印刷開始位置を8にします。

お尻側(天地の地)から印刷する場合は、印刷開始位置を3にして、PDFをAdobeReader等で印刷する前に180度回転させてから印刷します。

(2)長3封筒(横置)

印刷開始位置は9、PDFを印刷する前に180度回転させてから印刷します。

5.封筒直接印字の弱点


ラベル印刷やコピー用紙のパターンであれば、複数の郵便物の差出票・受領票をまとめて1枚に出力することができますが、封筒直接印字では1つの郵便物につき1枚となります。

複数の郵便物がある場合は、ラベル印刷やコピー用紙のパターンを使うことも検討すべきでしょう。

6.書き損じの封筒を再利用する


これはコピー用紙パターンの応用です。

コピー用紙に印刷したものは、糊で貼り付けなければなりませんが、それを逆手に取ります。
書き損じ部分をカバーできるように広めに切って、書き損じ部分を上書きしてしまえば一石二鳥です。

お客様にあてには失礼にあたりますので使いませんが、法務局や市役所などの役所へ添付書類を郵送するくらいの用途であれば、このようにして書き損じの封筒を使ってしまいます。

[Webプリント]書留系のサービスを一歩便利に

1.日本郵便の秘密兵器


知名度は高くないと思いますが、日本郵便のサービスに「Webプリント」というサービスがあります。
地味に便利です。うちの事務所では書留系はほぼこれを使って出しています。

Webプリント|日本郵便


今回の記事が役に立つのは、下記のような方でしょう。
(1)特定の宛先によく送る方
(2)書留等の問合せ番号の入力が面倒だと感じる方

2.サービスの概要


ユーザはwebで無料のアカウント登録をしてログインします。

差出人や宛先を入力、ラベルを手元のプリンタで印刷し、郵便局の窓口で発送。
この時、ラベルにはバーコードが含まれており、Webプリントのサイトにログインすると追跡状況を表示できます。
宛先に無事到着すると、書留、簡易書留なら登録したメールアドレスに報告メールが届きます。

もちろんアドレス帳があり、差出人や宛先の管理ができます。

3.メリット


メリットを整理します。

(1)問合せ番号の入力不要
(2)書留、簡易書留ならメールが届く
(3)宛名情報の再利用

(1)問合せ番号の入力不要

私のような面倒くさがりな人間は、あの無機質な何桁もの数字を問合せ欄に入力するのが面倒でなりません。
登録したメールアドレスとパスワードでログインしさえすれば、追跡状況が表示できるのは素晴らしいです。

特に、行方不明を証する書面として「あて所に尋ねあたりません」という形で返ってくることを想定した書留を出す仕事があるのですが、そういうものは返ってくるまでに2週間ほどかかることがあります。

書留の追跡状況では、返送予定がいつになっているとか、「おや、何故か転送されている」とかすぐに確認できて便利です。

仕事が忙しくて、書留で送った書類をなかなか受領してくれないお客様にも有効です。

(2)書留、簡易書留ならメールが届く

無事に届くと、30分ほどの誤差で報告メールが届きます。
法務局との書類のやり取り等であれば、土日以外はまず着くことが確実ですから、ログインしなくてもメールで確認できれば十分です。

なお、特定記録だと何故かメールは送ってくれません。

(3)宛名情報の再利用

アドレス帳に差出人や宛先を登録して管理できます。

私の場合、居所がころころ変わる弟の住所を登録していて、実家の弟宛の郵便物を転送する際などにも便利に使っています。
普段からWebプリントをよく使っているので、年賀状シーズンくらいしか使わない筆まめ等よりも、シンプルにさっと使えて良いです。

3.重要な注意点(普通郵便以外)


Webプリントを使い始めてしばらくするとわかることですが、日本郵便のサービスであるにもかかわらず、Webプリントなるサービスを郵便局の窓口の方が知らないことも多いです。

あなたがWebプリントを使うのが初めての場合、窓口での受付後の処理をよく見ておく必要があります。
例えば、書留を依頼すると窓口のお姉さんは流れ作業で新規のバーコードを貼り付けようとしたりします。

新規のバーコードが貼り付けられてしまい、郵便局の端末にそのバーコードが登録されてしまうと、今までの苦労は水の泡、追跡状況はいつまでたっても「未出荷」のまま、微動だにしないことになります。

窓口の方がWebプリントを知らないかも、と思われる場合は、「このバーコードで処理して下さい」と一言添えると確実です。

このWebプリントネタには続きがあります。次回で印刷の工夫を書きます。
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坂根(昔はneunzehnと名乗っていました)

Author:坂根(昔はneunzehnと名乗っていました)
■信条
手間は少ない方が良い。
機械にさせられることは、機械にやってもらえば良い。人間は、人間様にしかできない仕事に力を割くべき。
自分の記憶力にはできるだけ頼らずにものごとを処理したい。

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Windows7
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■その他
男児1人、女児1人の父親。
妻を含めて4人家族。
職業は司法書士。

■連絡先
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2013年11月にブログを移転しました。
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