[失敗学]繰り返したくない失敗をテンプレートで分析、対策を考える

1.テンプレートの紹介

 

前回の記事で紹介した「失敗学のすすめ (講談社文庫)」の中に出てくるテンプレートを紹介します。

 

事象
経過
原因
対処
総括
知識化

 

これらの項目について失敗の記録を起こし、実際に失敗を経験していない人にもその失敗を疑似体験させ、失敗のチカラを伝播させようというテンプレートです。

 

書籍にはわかりやすい具体例が2つほど載っていたのですが、短い方でも2ページ少しあるので転記は省略させてもらいます。

私の具体例を後ろに載せていますので、それを見るか書籍を参照してみて下さい。

 

[2013年2月11日追記]書籍に記載されていた具体例(短い方)をようやく打ち込んだので、紹介します。

タイトル「期日にちゃんと納品できなかった」

事象
取引先から制作を依頼された宣伝用のビデオを、納品を約束した期日までに届けることができなかった。

経過
A社から小売店向けに新商品を説明するビデオの制作を依頼された。ほかにも仕事が多々入っていたが、なにぶんはじめての依頼だったので、将来の取引拡大を考えてある程度の無理は承知で受けることにした。
無理といっても制作スケジュールの調整で十分対応できる範囲内に思えたが、別の取引先のB社の仕事で思わぬトラブルが発生。担当者がそちらの対応にかり出されてしまい、この時間ロスが響いてA社との約束の日までに間に合わず、事情を話して一週間遅れの納入を納得してもらった。

原因
B社は最も大事な得意先で、対応を間違えてもしも以降の仕事を切られるようなことになったら会社にとっても致命的である。社内的には、すべての仕事においてB社のものが優先されるにもかかわらず、末永く付き合っていく取引先になってもらいたいという気持ちから、ついA社から出された無理な条件での注文をそのまま受けたことがまちがいだった。

対処
A社の担当者、担当役員のもとへ直接出向いて心からお詫びをし、社内の上司とも相談して料金を割り引くことで納得してもらった。なお、ケガの功名というべきか、このトラブルをきっかけにA社の担当者とは懇意になれた。

総括
どんな事情があれ、納期に遅れたことは許されないことである。一方、得意先のB社からの仕事によって成り立っている会社で、それ以外からの注文を無理なスケジュールで処理していくことは難しい。短期間で仕上げてA社からの評価を高めようとしたとはいえ、後先のことを考えずに無理なスケジュールを安易に承諾したことは間違いだった。
遅延の直接の原因だったB社のトラブルは予想外のものだったので、今回の一件で社内的に責任を問われることはなかった。しかし、ある程度の無理を承知で仕事を受けるなら、少なくともB社がらみの仕事の進行具合を事前に確認するなど、反省すべき点は多い。

知識化
無理な注文をこなして取引先から評価されるには、必ず約束を守らなければならない。急なトラブルにも対応できるように、スケジュール調整には細心の注意を払うべきである。
また、クレーム処理はとにかく誠実な対応が一番である。運がよければ、それがきっかけで取引先といい関係を結ぶことができる可能性もある。

失敗学のすすめ (講談社文庫)p128~p130

 

2.共有しないと効果は無いのか?

書籍の中では、失敗の情報を共有するために上記のテンプレートが紹介されています。

 

しかし、失敗とは隠すものではなく共有するものだ、という周りへの啓蒙活動などから始めるとなかなかハードルが高いので、私は自分用の記録からスタートしています。

 

どんな失敗でも記録しようとすると時間がいくらあっても足りませんが、例えば

 

・「やってしまった」と激しく後悔し、もう二度と同じ失敗を繰り返したくない

・度々繰り返しているけれどもなかなか改善できない

 

という失敗について、このテンプレートに沿って記録をすると、

 

・原因について冷静に分析ができたり

・書いているうちに対策案を思いついたり

 

ということが起きてきます。

 

3.具体例

私が作っている失敗ノートの具体例を示してみます。

failureExampleRegStamp

今のところは自分用の記録なので、自分がわかればよいというレベルで書いています。

 

知識化の項はなかなか書けずに終わってしまうことも多いのですが、そのうち書けるようになるかも、とのんびり構えています。

 

4.まとめ

・失敗の分析にはテンプレートを活用すると良い

・テンプレートに沿って整理するうちに、原因に思い当たったり、対策を思いつくことが多い

 

[この記事の執筆にかかった時間 55分]

[先週の勉強時間 9時間30分]
先々週は 9時間50分でした。


[2014年4月20日追記]
記事冒頭の失敗学のすすめ再掲。

[失敗学]今ならまだ引き返せる。最後にチェックポイントを設ける

1.後から気付くと手間が倍増する問題への対処

前回の記事で失敗を分析するためのテンプレートを紹介しました。

今回の記事は、その中の「対策」に有効な対処方法を紹介します。

 

事前に気付くことができれば、ほんのひと手間で済むのに、やってしまってから気付くと大きな問題が生じるような失敗、ありますよね。

典型例としては「忘れ物」。

 

そういう失敗には、「今ならまだ引き返せる。簡単にリカバリができる」という最終段階にチェックポイントを設けることが有効です。

忘れ物なら、家を出る直前。思い出せればすぐに取りに戻ることができます。

 

そして、このチェックポイント用に自分がよくやる失敗を網羅したチェックリストを作っておきます。

 

2.チェックポイントの具体例

私がチェックリストを作成しているチェックポイントを思いつくまま挙げてみます。

  • 家を出る直前、事務所から外回りに出る直前
  • 登記申請を送信する直前
  • 書類を郵送するために封をする直前
  • 請求書を清書する直前

(1)外部に出す前にチェック

出かける直前以外は、外部に完成品を出す直前、というパターンがあるようです。

ミスのあるものを外部に出してしまうと、外部からミスを指摘された時に手間が大きくなって返ってきます。

 

(2)何度も失敗を繰り返している作業

どれも何回か失敗を経験した後に「これはチェックをしてから実行した方が良さそうだ」とチェックポイント化しています。

 

何でもかんでもチェックポイントを作ると、逆に縛られて面倒になってしまいます。

チェックの手間よりリカバリの方が面倒くさそうだ、と思えたものについてやるのがオススメです。

 

(3)上司がチェックするものでもチェック

元々は上司のチェックもあるので、自分のチェックは直感ベースで済ませていた時期もありました。

 

しかし、自分の良くやるミスは自分で気づけた方が良いに決まっています。

また、自分のよくやるミスを何度も指摘されるのも気持ちが良いものではありません。

 

「チェックリストがあるから、二度と同じ失敗はしないぜ」という思いは自信にも繋がるような気がしています。

 

3.私のチェックリストの一つを紹介

前回の記事の失敗を反映した、商業登記の申請前チェックリストを紹介してみます。

CheckListShogyo

法務局に届け出てある印鑑と、委任状に押印した印鑑とが異なっていることに気付かなかったのが問題でしたが、既存のチェックリストに項目を一つ加えるだけで根本的解決になりました。

 

その後、現在までのところでは再発はしていません。

 

4.まとめ

・「今ならまだ引き返せる。簡単にリカバリができる」という最終段階にチェックポイントを設ける

・チェックポイント用のチェックリストを作っておく

・成果物を外部に出す前にチェックポイントを設ける

・チェックの手間よりミスのリカバリの方が面倒くさそうだと思えるものにチェックポイントを

・上司がチェックするものであっても、自分のためにチェックする

・既存のチェックリストに項目を一つ加えるだけで根本的解決になることが多いので楽チン

 

[この記事の執筆にかかった時間 59分]
[先週の勉強時間 10時間40分]
先々週は 9時間30分でした。


[2014年4月20日追記]
チェックリストといえばこの本。オススメです。

[失敗学]失敗の持つチカラ

1.失敗は人に気付きをもたらす

失敗は成功の母などと言いますが、やってみて失敗してみないと身につかないことがあります。

 

私は世間知らずだったこともあって、自分で失敗して痛い目を見るまでなかなか世の中の仕組みがわからない、という面があると自覚していました。

 

そういう「失敗」の良い側面について元々興味があったので、昨年数冊失敗に関しての本を読みました。

 

改めて考えさせられたので、「失敗」というカテゴリでいくつか記事を書いてみたいと思っています。

 

まず具体例として、私の失敗を一つ紹介します。

 

2.忘れられない失敗

夜に一人でクルマを運転していて、クルマが物理的にひっくり返るような自損事故を起こしたことがありました。

 

幸いにして周囲に人もクルマもおらず完全な自損事故で、自分も多少の打撲があった以外は大した怪我も無く、物的な被害だけで済んだのですが、今思い出しても冷や汗の出る事故でした。

 

原因

原因は主に体調管理の問題だったと思っています。

花粉の飛ぶ季節で、服薬のせいで眠くなり易い状態でした。また、疲れもありました。

 

気がついた時にはひっくり返っていて、クルマの天井が「ガガガガー」と地面を擦っている状態でした。「やってしまった」と思ったのを覚えています。

 

それまでは事故を一度も起こしたことが無く、また家族も日常的にクルマに乗っていて、自分も運転は一通りできると思っていたので、クルマは日常の一部、という感覚が強かったと思います。

 

クルマはちょっと気を抜くと凶器になり得る、ということはいくら教習所で習って頭でわかっていても、それがどういうことを意味するのか、身体でわかってはいなかった、ということだと思います。

 

事故の後に変わったこと

運転の長短に関わらず、必ず運転時にはブラックブラックガムを常備するようになりました。

私の運転するどのクルマにも、運転席から手の届くところに置いています。

 

また、クルマで先を急ぐことと、安全との優先順位が明らかに変わりました。

どんなに急いでいても、運転してはいけない状態というものがあり得るということを自覚しました。

 

遅刻することやタクシー代と、意識の無い数秒の間に人をひいたり谷底に落ちたりすることのリスクを天秤にはかけられない、ということがはっきりと判断できるようになったということです。

 

運転時のスピードについても、この事故の後からよく考えるようになりました。

「本当にそのスピードでクルマのコントロールできるの?」とよく自問するようになりました。

 

3.オススメの書籍

昨年、数冊失敗関連の本を読んだ中で、一番気に入ったのがこの本です。

まさに失敗の持つチカラについての本です。

 

 

東日本大震災前に書かれた本ですが、津波の塚の話が書いてあったりしました。

 

失敗は隠すべき恥ずかしいものでなく、共有して活かすべきものだ、という思想にはとても共感します。

 

この中で紹介されている失敗記録のフォーマットがあり、それに基づいて自分の失敗記録を付けているので、次の記事でそれの一部を紹介できたらと考えています。

 

[この記事の執筆にかかった時間 51分]

 

[先週の勉強時間 9時間 50分]

先々週は 2時間 15分でした。

 

答練が始まったので、答練の受験と復習で大幅増となっています。

[事務効率化]切手やインクの使用量の把握

1.消費量が均一でない消耗品の管理


切手やプリンタのカラーインクの在庫管理、足りなくなった分だけ気付いた時に補充して管理するのが一般的だと思います。

ただ、種類毎の消費量にはどうしてもばらつきがありますよね。
そのばらつきを把握できていないと、多目多目の在庫を用意しておく、という管理体制になってしまいます。

以後、私の職場の切手の例でお話ししますが、切手の補充のために発注する際も、どれだけ発注すれば必要十分なのかがわからないと、どうでもいいことに頭を悩ませることになります。

・80円切手はよく使うけど、50枚もあれば十分だろうか?
・200円切手は10枚くらい?
・500円切手は5枚でいい?

2.どうでもいいことに頭を使うとイライラする


私はこういうどうでもいいことに頭を使うのが嫌いな上に、使いたい時に必要な切手が無いのも嫌です。

440円だから、350円と90円の組み合わせでいこうと思っているのに、「350円が無い!」という時の絶望感。
額面があったり無かったりする切手の在庫の中から440円になる組み合わせを見つけ出すのは、本当に無駄な手間としか思えないのです。

在庫をたっぷり用意しておけばいいじゃないか、という方針も考えたいところですが、切手というものはちょろまかされたりすることが多い性質のものです。
たっぷり過ぎるほど置くわけにもいかない困りものなので、量の力で必ずしも乗り切れるとは限りません。

今回は、こういうストレスに対応するためのご提案です。

3.在庫の量、補充量を把握すれば消費量がわかる


まず、前の担当者によって直感的に発注されていた補充の発注を、私に任せてもらうようにしました。
前の担当者も好きでやっていたわけではないので、Win-Winです。

まず、現在ある在庫の量を記録し、最初は推測で補充の発注を出しました。
1ヶ月後、再度在庫の量を記録し、下記の計算で消費量を算出しました。

(元々の在庫)+(補充量)-(現在の在庫)=消費量



この消費量を元に、次の発注量を決めました。

その後は1ヶ月ごとに、下記の計算で1ヶ月の平均消費量を算出します。

(元々の在庫)+(補充量の累計)-(現在の在庫)=通算の消費量
(通算の消費量)÷(記録開始時から現在までの経過月数)=1ヶ月の平均消費量


もちろんExcelで処理しているので、経過日数等も自動計算させることができます。
これを毎月繰り返していくと、だんだん平均がこなれてきて正確な見積もりができるようになってきます。

事務所の切手の消費量なんて個人情報でも何でも無いと思うので、個人名が入っているコメント等を削除した上でここで公開して見るのも面白いかな、と思っています。
作業できたら後日アップしてみます。

(追記)FC2ブログではExcelファイルをアップロードすることはできないようなので、永続的な公開はあきらめました。
2012年11月11日、とりあえずfirestorageに保存期間7日間でアップロードしてみました。
http://firestorage.jp/download/a1ed1ef36bf056985bbb231bc394bcbae9c1a773
保存期間経過後も連絡いただければ提供したいと思っていますので、気軽に連絡をいただければと思います。
こんなニッチなネタに興味をもっていただけただけでも嬉しいことですから。

コメント者のところに事務所名が残っているのはご愛敬です(全部いちいち削除するのが面倒だっただけですが、事務所の宣伝がてら)。
島根県のど田舎にある司法書士事務所ですが、今はオンライン申請があるので全国どこの法務局の登記でもお受けしますよ。



2015年2月12日追記
移転後のブログで関連する記事を書きました。
その中でこのファイルの現行バージョンをアップしているので、こちらにもリンクを貼っておきます。
kitteShouhiryouKeisan.xls
新しく書いた記事はこちら。
[切手]切手の組み合わせを読み解き、切手事務を効率化する | 流れるような一日を



4.どっちが手間か?


万人にお勧めできる方法ではないと自分でも思います。
私がこういう方法を採るのは下記のような理由によります。

(1)どうでもいいことに頭を使いたくない
(2)記録しない限り、消費量は直感的にしかわからない
(3)趣味

(1)どうでもいいことに頭を使いたくない

350円が何枚必要だろうと、正直どうでもいいです。使いたい時にそこにあってさえくれれば。

ただ、そうではない現実があり、在庫を無制限には置けないという制限もある中で、あっちを減らしてこっちを増やして、ということを1ヶ月ごとに考えたりしたくないのです。

エクセルシートと手順とさえ確立してしまえば、1月ごとの定期作業はオートパイロットでできますから、私にとってはその方がストレスが少なく済みます。

(2)記録しない限り、消費量は直感的にしかわからない

何となく50円が少なそうだから今月は多目にしてみよう、ということをやっていると消費量は直感的にしか把握できません。

額面が50円と80円しか無ければ頭だけでもどうにかなると思いますが、10円、20円、30円、、、とたくさんある場合には、記憶ベースで消費量を把握することはできません。

正確な消費量は、記録無くして得られないのです。

(3)趣味

多分こういう記録を残していくという行為が、私の趣味に合っているのだと思います。

自分の時間の使い方を24時間毎日記録するのも、子供の落書きをいちいちScanSnapで読み取るのも、保育園の掲示板をカメラでいちいち記録するのも、それが好きだということなんでしょう。

[この記事の執筆にかかった時間 54分]

[マクロ]初心者でも「自動記録マクロ」を使えば様々な作業を自動化できる

1.はやしさんの記事に触発されて

今更ながらExcelVBAが便利な事に気づいた【解析屋さんのためのExcel VBA(01):VBAの使い始め】 | ComputerScience - color pencils
”ものを作るのでないかぎり、単純作業は嫌。
コンピューターを使っているのだから、単純作業はコンピューターに任せましょう。”


上記のはやしさんの記事にVBAのことが書かれていて、私もその周辺分野について書いてみます。
あまり本格的に勉強しなくても十分使える機能があり、知っていれば便利になる分野だと思うので。

2.VBAとは?マクロとは?

ちゃんと勉強したわけではないので、定義が間違っているかもしれませんが、私はマクロとは「登録した操作を自動でやってくれるプログラム」、VBAとは「ExcelやWord等において、マクロを記述するプログラム言語」だと認識しています。
初心者のうちはVBA=Officeソフトのマクロと思って差し支えないと思います。

3.自動記録マクロ

ExcelにもWordにも、マクロの自動記録機能というものがあります。これは、マウスやキーボードで行った操作を記録し、それをそのまま繰り返すことができる機能です。
Excel、Wordの他にも、秀丸(シェアウェア)やロケットマウス(シェアウェア)等、マクロが広く使われているソフトでは一般的な機能です。

4.どんなことができるのか

具体例として、私が使っている自動記録マクロの一部を紹介します。
これくらいのことであれば、環境設定と使い方をマスターした後には、大した手間無く使えるようになっていると思います。

Excel

・TogglからエクスポートしたCSVの整形(列の削除、列の移動、並び替え、上書き保存)

Word

・文章全体から特定の単語を置換

秀丸

・TogglからエクスポートしたCSVの文字コードをShift-JISに変換、文章全体から特定の単語を置換、上書き保存

また、手順の多いマクロを組む際には、マクロを一から手書きするよりも自動記録したマクロを再編集して作り上げる方が早い、という使い方もあると思います。

5.一般的な手順

自動記録マクロを使えるソフトでは、たいてい以下のような手順を踏めば自動記録したマクロが使えます。

(0)環境設定

特にExcelの最近のバージョンではマクロを使う設定が面倒になっています。
ここでは詳しい説明はしませんが、webにたくさん情報がある分野なので、自分のバージョンに合った情報を探してマクロが使える状態にします。

(1)記録を開始

たいていはマクロのメニューの中に、再生ボタンのマークで表示されています。これをクリックした後の操作が記録されます。

(2)自動化したい操作を行う

注意が必要なのは、カーソルの移動をマウスで行うと、再現性が低下することが多いことです。マクロの開始時に、Home等のキーでカーソルの位置を初期化しておき、できるだけキーボード操作で操作を行うのが無難です。

また、置換であれば全体に対して置換をするような構成にして、カーソルの位置に左右されない作りにするのも、想定どおりの動作をさせるために有効です。

ここで置換繋がりで少し脱線ですが、置換については、「正規表現」というものを使えるようになると、やれることの幅がぐっと広がります。
マクロによって正規表現のパターンも違うことがあるので、少しずつ使えるパターンを増やしていくのがオススメです。

(3)記録の終了、保存

操作が終了した後は、停止ボタンで記録を終了します。終了しただけでは保存されていない状態なので、保存してやります。

秀丸はマクロごとにファイルが作成されます。 Office関係はテンプレートファイルに紐付けられたり、個別のファイルに保存できたり、いろいろできます。
詳細はここでは割愛します。

(4)動作確認

実際に動かしてみて、想定どおりの結果が得られるか確認します。単純な作業なら一発でうまく動くこともありますが、調整が必要なことも多いです。

(5)調整

動作が想定どおりでない場合、何らかの対応が必要です。記録時の手順が間違っていることが明確だった場合は、自動記録をもう一度やり直します。

操作は合っているはずなのに何故か想定どおりにならない場合は、マクロを編集してみるとすぐに原因がわかることもあります。

例えば、マウス操作で特定の座標を指定してカーソルを移動させる処理になっていると、ウィンドウの位置が少しずれただけで再現性が無くなります。こういう場合は、他の方法でカーソルを移動させることを検討します。

プログラム言語の編集なんて気後れするかもしれませんが、操作の内容が上から順に時系列に並んでいるので、自分が入力した置換単語などをキーワードにして見ていくと、どのあたりで何をやっている、ということが大まかに見えたりします。

怪しそうな箇所があれば、ダメ元で検索してみます。同じようなことで悩んでいる人は結構いるものですから。

ちなみにwebの情報量としてはExcelと秀丸は結構な情報がありますが、Wordは情報が少な目です。
仕事でWordが欠かせない、しっかり勉強して使いこなせるようになりたい、という方には下記の電子書籍がオススメです。

『Word VBA基本&活用テクニック』

 

[2014年6月15日追記]
『Word VBA基本&活用テクニック』はその後、単行本が出たようです。

 

6.3回以上繰り返していることは自動化を検討

私は「機械にさせられることは、機械にやってもらえば良い。人間は、人間様にしかできない仕事に力を割くべき。」という信条を持っている横着者なので、こういう自動化が大好きです。

いったんマクロをきちんと組み上げてしまえば、後はマクロが正確に冷徹に想定どおりの仕事をこなしてくれるようになります。
私が手作業でやるように、手順をすっとばしてしまってやり直しになるようなこともありません。 今まで使ったことが無い方は、ぜひ一度お試しを。
[この記事の執筆にかかった時間 81分]

[Webプリント]ラベル印刷と封筒直接印刷

1.前回の記事


前回の記事では、Webプリントというサービスとそのメリットを紹介しました。
この記事では、印刷時の工夫を紹介します。

2.システムの想定はラベルシール


宛名のラベルを印刷する際、エーワン、コクヨ、ヒサゴ、マクセルの各社のラベルシールを選択することができます。
メーカーが同じであれば、少々型番が違っても使えることがあります。手持ちのラベルシールがあれば、ダメ元で裏紙等に試し刷りしてみて、確認すると良いでしょう。

うちの事務所には、ヒサゴのラベルシールがたまたまあったので、ヒサゴのOP861を指定して使っています。
以下の記事も全て同じ指定です。

3.コピー用紙に印刷して切り貼り


ラベルシールは便利ですが、コストがかかります。
コピー用紙に印刷して、それを切り貼りしても問題ありません。

4.封筒に直接印字してしまう


さらには、プリンタと封筒の相性にもよりますが、封筒に直接宛名を印字してしまえば、手間も省けスマートです。

角2封筒と長3封筒については、試行錯誤の末に見つけた設定を紹介しておきます。
なお、プリンタ等の条件によっては異なる印刷結果になるかもしれませんので、裏紙等で試し刷りをしてから実際の封筒に印字されることをオススメします。

(1)角2封筒(縦置)

プリンタにフラップ側(天地の天)から印刷が出来る場合は、印刷開始位置を8にします。

お尻側(天地の地)から印刷する場合は、印刷開始位置を3にして、PDFをAdobeReader等で印刷する前に180度回転させてから印刷します。

(2)長3封筒(横置)

印刷開始位置は9、PDFを印刷する前に180度回転させてから印刷します。

5.封筒直接印字の弱点


ラベル印刷やコピー用紙のパターンであれば、複数の郵便物の差出票・受領票をまとめて1枚に出力することができますが、封筒直接印字では1つの郵便物につき1枚となります。

複数の郵便物がある場合は、ラベル印刷やコピー用紙のパターンを使うことも検討すべきでしょう。

6.書き損じの封筒を再利用する


これはコピー用紙パターンの応用です。

コピー用紙に印刷したものは、糊で貼り付けなければなりませんが、それを逆手に取ります。
書き損じ部分をカバーできるように広めに切って、書き損じ部分を上書きしてしまえば一石二鳥です。

お客様にあてには失礼にあたりますので使いませんが、法務局や市役所などの役所へ添付書類を郵送するくらいの用途であれば、このようにして書き損じの封筒を使ってしまいます。

[Webプリント]書留系のサービスを一歩便利に

1.日本郵便の秘密兵器


知名度は高くないと思いますが、日本郵便のサービスに「Webプリント」というサービスがあります。
地味に便利です。うちの事務所では書留系はほぼこれを使って出しています。

Webプリント|日本郵便


今回の記事が役に立つのは、下記のような方でしょう。
(1)特定の宛先によく送る方
(2)書留等の問合せ番号の入力が面倒だと感じる方

2.サービスの概要


ユーザはwebで無料のアカウント登録をしてログインします。

差出人や宛先を入力、ラベルを手元のプリンタで印刷し、郵便局の窓口で発送。
この時、ラベルにはバーコードが含まれており、Webプリントのサイトにログインすると追跡状況を表示できます。
宛先に無事到着すると、書留、簡易書留なら登録したメールアドレスに報告メールが届きます。

もちろんアドレス帳があり、差出人や宛先の管理ができます。

3.メリット


メリットを整理します。

(1)問合せ番号の入力不要
(2)書留、簡易書留ならメールが届く
(3)宛名情報の再利用

(1)問合せ番号の入力不要

私のような面倒くさがりな人間は、あの無機質な何桁もの数字を問合せ欄に入力するのが面倒でなりません。
登録したメールアドレスとパスワードでログインしさえすれば、追跡状況が表示できるのは素晴らしいです。

特に、行方不明を証する書面として「あて所に尋ねあたりません」という形で返ってくることを想定した書留を出す仕事があるのですが、そういうものは返ってくるまでに2週間ほどかかることがあります。

書留の追跡状況では、返送予定がいつになっているとか、「おや、何故か転送されている」とかすぐに確認できて便利です。

仕事が忙しくて、書留で送った書類をなかなか受領してくれないお客様にも有効です。

(2)書留、簡易書留ならメールが届く

無事に届くと、30分ほどの誤差で報告メールが届きます。
法務局との書類のやり取り等であれば、土日以外はまず着くことが確実ですから、ログインしなくてもメールで確認できれば十分です。

なお、特定記録だと何故かメールは送ってくれません。

(3)宛名情報の再利用

アドレス帳に差出人や宛先を登録して管理できます。

私の場合、居所がころころ変わる弟の住所を登録していて、実家の弟宛の郵便物を転送する際などにも便利に使っています。
普段からWebプリントをよく使っているので、年賀状シーズンくらいしか使わない筆まめ等よりも、シンプルにさっと使えて良いです。

3.重要な注意点(普通郵便以外)


Webプリントを使い始めてしばらくするとわかることですが、日本郵便のサービスであるにもかかわらず、Webプリントなるサービスを郵便局の窓口の方が知らないことも多いです。

あなたがWebプリントを使うのが初めての場合、窓口での受付後の処理をよく見ておく必要があります。
例えば、書留を依頼すると窓口のお姉さんは流れ作業で新規のバーコードを貼り付けようとしたりします。

新規のバーコードが貼り付けられてしまい、郵便局の端末にそのバーコードが登録されてしまうと、今までの苦労は水の泡、追跡状況はいつまでたっても「未出荷」のまま、微動だにしないことになります。

窓口の方がWebプリントを知らないかも、と思われる場合は、「このバーコードで処理して下さい」と一言添えると確実です。

このWebプリントネタには続きがあります。次回で印刷の工夫を書きます。

[事務効率化]プリンターは最速の秘書

1.全てをゼロから作っていませんか?
あなたにも、仕事や生活の中で繰り返し使う書類があるでしょう。
仕事で提出する書類や、保育園や学校に提出する書類。

提出する時になってから全てを手書きで書いていませんか?
ゴム印で効率化していますか?

もう少し楽ができる方法を紹介します。

2.PDFにして不変情報は入力しておく
まず様式をスキャンするなりしてPDF化、そのPDFに住所氏名などの不変情報は打ち込んでしまいます。
こうしておけば、使う時には人間様が考えなければならないところだけを記入すれば済みます。

PDFにテキストを打ち込むソフトとして、私は下記のソフトをオススメします。もちろんフリーです。

PDF-XChange Viewer(窓の社)


このソフトのタイプライターという機能を使えば、文字を好きなところに打ち込むことができます。

正規のAdobeAcrobatだと、タイプライターで打った文字のフォントサイズ等の変更ができません(多分、機能的にはできるのでしょうが、私にはその機能へのアクセスが見つけられませんでした)。
そのあたりがPDF-XChange Viewerでは直感的に分かるので、私などはAcrobatが使える環境でもPDF-XChange Viewerを使うことが多いです。

ちなみに、たいていの書類は書いてある内容を人間が認識できれば十分な用途ですから、スキャンによって多少品質が原本から劣化したところで支障はありません。

3.原本に書き込む必要がある書類
世の中の大多数の書類は上記の方法でいけると思います。
次に、機械に読み取らせたりするため、所定の用紙を使わなければならないケースの対応を考えます。

例えば私の仕事では、郵便局の小為替請求用紙で小為替を毎日のように請求します。
この小為替請求用紙は、機械を通す処理があるため、必ず郵便局の所定の用紙に記入しなければなりません。

ここでやはりPDFを活用します。
白紙のPDFを新規作成し、そこへ必要事項をおおまかに打ち込み、印刷・調整のトライアンドエラーを繰り返しながら、所定の様式に印字できるPDFを用意します(この過程は少し大変です)。
いったんこのPDFが完成してしまえば、あとは100枚でも200枚でもプリンターが仕事をしてくれる、というわけです。

このPDFは汗と涙の結晶ですから、印刷条件等があればそれをファイル名等に記録し、大切に取っておき再利用に備えます。

私が事務所に入ってこの方法を始めるまでは、小為替請求用紙はゴム印で処理していました。
100枚あれば100枚分の人手がかかります。
プリンターなら、いったん印刷指示を出してしまえば放っておいても仕事をしてくれます。
その間に人間様は他のもっと創造的な仕事をするべき、と私は考えます。
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プロフィール

坂根(昔はneunzehnと名乗っていました)

Author:坂根(昔はneunzehnと名乗っていました)
■信条
手間は少ない方が良い。
機械にさせられることは、機械にやってもらえば良い。人間は、人間様にしかできない仕事に力を割くべき。
自分の記憶力にはできるだけ頼らずにものごとを処理したい。

■環境
Windows7
スマホ:docomo SC-04E(Android4.2)

■その他
男児1人、女児1人の父親。
妻を含めて4人家族。
職業は司法書士。

■連絡先
Twitter:@sakane0958
mail:sakane@fluentlife.jp

2013年11月にブログを移転しました。
新ブログはこちら↓
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Author : Masayuki Sakane