[TaskChute]仕事とプライベートの二丁拳銃

1.TaskChuteを仕事用、プライベート用それぞれに持つ


私の敬愛するブロガー達はまさんホッシーナさんも仕事用、プライベート用のTaskChuteを分けているそうですが、私も分けています。

仕事用、プライベート用それぞれの目的が違っていて、毛色の違うTaskChuteになっています。
一言で言えば、こんな感じでしょうか。

プライベート用:jMatuzaki氏の7つの習慣パターン

仕事用:業務の内容によったMode分け


2.それぞれの目的


(1)共通の目的

タスクの所要時間や実行した日次等々TaskChuteを使うことで蓄積される情報の数々はどちらの用途においても貴重な情報だと思っています。

(2)仕事用:作業の平均所要時間

私の仕事においては繰り返し行う作業が多いので、その平均を出して見積りに反映できることが一番の目的です。

TaskChuteを導入してから、外回りの予定を午前中に済ませてしまうのか、午後に回した方が良いのか判断に迷うことが少なくなりました。

今は外回りの平均所要時間がわかっていますし、外回りまでに片付けなければならないタスクの見積りも正確になってきたので、昼休みにかからずに帰ってこれるのか、昼休みにかかるのか、だいたいわかるようになってきたからですね。

(3)プライベート用:24時間の使い方の分析

小さい子供がいるので、実はプライベート用のTaskChuteが稼働している時間は一日に1,2時間がいいところです。
残りの20数時間分はTogglからの記録を転記しています。
そのような環境でTaskChuteをプライベート用にも用意する目的は「何に時間を費やしているのか」を分析するためです。

子供と一緒にいる時間も大切にしたいし、その一方で自分の時間も持ちたい、資格試験の試験勉強もしなければ。
24時間の中から、有益なことに振り分けられる時間は無いのか、考えるようになりました。

わかりやすいところでは、昼休みの後半30分を試験勉強の時間に充てるようになりました。
時間の使い方を考え始めるまでは、スマホをいじったりして過ごしていた時間です。
試験勉強に取れる時間がともすると0になったりしていたので、少なくとも平日には毎日30分確保できるのは、勉強の勘を忘れないためにも有益な習慣だと思っています。

3.運用方法


仕事用:8:15~17:30くらいまでの業務時間のみをリアルタイム記録

外回りを除いては、基本的にパソコンの前に座って仕事をしているので、仕事中は常にTaskChuteを触れる環境です。
しょっちゅうCtrl+TとEnterを叩いているので、職場の人間は「何だかうるさくなったな」と思っているに違いないです。
8:15~12:00、13:00~17:15、17:15~帰るまでの業務時間の記録を付けています。

プライベート用:1日のほとんどの記録をTogglから転記

朝、目覚め後の儀式を済ませた後に、最初に昨日一日のTogglのログざっと確認し、漏れ等を修正した後にTaskChuteに転記します(転記の詳細をそのうち記事にしたいと思っています)。

転記が終了したら、Togglのタイマーを「TaskChute稼働中」というステータスに変更し、TaskChuteで時間を管理するモードに移ります。ここで試験勉強や、ブログの執筆をします。

6:30を目標に「TaskChute稼働中」の時間を終え、Togglで時間を管理する状態に移り、子供達の朝食や保育園の準備等の朝の家事に移ります。

プライベート用では粒度が粗いものもある

プライベート用では、仕事の時間は単に「仕事」として平坦な時間として処理しています。
また、子供と一緒にいるときはこまめにTogglで時間の切替をすることが難しく、ともすると生活に支障が出るので、保育園の送迎等、時間を知りたいタスク以外は「子守家事」として細かく分析しないようになってきました。

「子守家事」については、ある程度子供を放しておけるようになったら、もう少し細かい管理をしたいな、とは思っています。

[PhraseExpress]日本語IMEとBackspace問題

1.前の文字列が削除される


前回の記事([PhraseExpress]発動しない時に確認すべきこと(prefix問題))にて、prefixを適切に設定しないと思うようにAutoTextが発動してくれないという話を書きました。

今回は私がBacspace問題と呼んでいる現症を紹介します。
これも原理がわかるまでは謎の現症でした。

sasisuseso;→さしすせそ


という変換をするphraseがあるとします。

あいうえおかきくけこ(カーソル)


上記の状態で、ATOK等の日本語変換ソフトが起動しているまま先ほどのsasisuseso;を入力すると、下記のような状態になります。

あいうえおさしすせそ


既存の「かきくけこ」が削除されてしまうのです。

2.PhraseExpressは英語圏発祥のツール


しばらく試行錯誤するものの原因が掴めない状況が続きましたが、他のツールの情報から原因がわかりました。

AutoHotkeyを流行らせるページ(Hotstring)


こちらのページの下の方にある「IME使用時の動作」の項に詳しい説明がありますが、日本語では「さ」を入力するのに「s」「a」の二文字を打つので、PhraseExpressは2文字分のBackspaceを送信してしまう、ということのようです。

実験してみると、確かに削除される文字数も一致していました。
また、日本語変換をオフにしていると余分なBackspaceも発動しませんでした。

3.AutoTextを子音若しくは母音のみで構成する


日本語変換をいちいち切り替えるのも面倒なので、日本語変換は有効なままでPhraseExpressを便利に使いたいものです。

そのためには、下記のような対策が考えられます。
(1)子音のみでAutotextを構成する
(2)aiueoを子音が前に来ないようにして使う

(1)子音のみでAutotextを構成する

「fsq;」のように、子音と母音が組み合わされて日本語にならない組み合わせで構成するとBackspace問題は発生しません。
元になる単語から子音のみを抽出するのが覚えやすくてオススメです。

(2)aiueoを子音が前に来ないようにして使う

あいうえおについては(1)の子音抽出の技が使えないのですが、「a」「i」「u」「e」「o」は英語でも1文字、日本語でも1文字なので、前に子音が無ければBackspace問題を引き起こしません。

4.未だ試行錯誤中


実は、私は前回記事のprefix問題が解決したのが最近のことなので、PhraseExpressを使い込むというよりは、未だ手探りでいろいろ試しているという状況です。

改行を含むphraseがうまく使えない、日本語変換ソフトが有効だと半角で登録したphraseが全角未確定状態で表示されるなど、私の環境でまだまだ解決できていない問題があり、今回の記事の中にも誤りがあるかもしれません。
ご容赦下さい。

上記の問題が解決した時には、また紹介させていただきたいと思います。

[PhraseExpress]発動しない時に確認すべきこと(prefix問題)

1.PhraseExpressとは


スニペットツールと呼ばれるツールの一つです。
どういうものかは、下記のシゴタノさんの記事を読むとよくわかると思います。
私のような面倒くさがりには垂涎もののツールです。

寿命ものびるかも? タイピング速度を劇的に向上させる TextExpander を使い込む幸せ(シゴタノ)


TextExpanderはMac用ですが、Windowsにおける定番フリーソフトがPhraseExpressと言えるでしょう。
それを教えてくれたのが、私の敬愛するブロガー2人の下記の記事です。

無料のスニペットアプリ「PhraseExpress」×「いつものテンプレート」で世界が変わります(はまラボ)


生産性を劇的にあげるWindows用フリーウェア秘蔵の5選(jMatsuzaki)



さっそくインストールして使ってはみたのですが、ちゃんと発動する時と発動しない時があり、「不安定だなぁ」と思ってなかなか使い込むところまで至っていませんでした。
最近それが解消したので、この度の記事にしてみました。

ちなみにインストール後のphrase登録は下記の記事がとても参考になりました。
Haruさんに倣って私もPostfix無しをベースにしています。

Phrase Expressの使い方(Haru)



2.発動する時としない時がある


例えば「..」とピリオドを二つ入力すると「:」に変換されるというphraseを登録していました。
Remember The Milkは1215を12:15と読み替えてくれないので、「12:15」をテンキーだけで入力できるようにするためでした。

しかし、どうもうまくコロンにならないのです。
しかもどうでもいい時にはコロンになることもあるのに、時刻を打つ時には必ず発動しない。

当初は他の常駐ソフトとの競合による相性的な問題かと思っていました。
英語版しか無いので敬遠していたマニュアル、じっくり読んでみて解決できました。

How to use Autotext(PhraseExpressマニュアル)


「Leading and trailing delimiters」の項に、デフォルトでは文頭やスペース、タブ、改行等で区切られた文字列を処理するという趣旨のことが書いてありました。

だから12:15はどうやっても変換されなかったのでした。

3.いつでも発動してほしいならprefixはAny


そこでphraseを編集してprefixをAnyにしたところ、いつでも発動してくれるようになりました。
(その後、「..」の変換は時刻にしか使わないのでprefixを「number」に変更しました)

なお、prefix、postfixを編集するには、エキスパートモードでなければならないようです。
表示されていない場合は、phrase編集画面の下の方にある「Expert mode」のボタンをクリックしましょう。

ちなみにPhraseExpressの画面を開きっぱなしの場合も発動しないので、確認はPhraseExpressをタスクトレイに格納してから行いましょう。

次回、PhraseExpressネタを続けてみます。はまった問題シリーズその2として「日本語IMEとBackspace問題」を紹介します。

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[TaskChute]使い始めにつまづいたこと

TaskChuteとは



TaskChuteとは、私の愛用しているタスク管理ツールの一つです。

TaskChuteへの思いなど、書きたいことは山々ありますが、今回はTaskChuteを使い始めた初心者に向けた記事を書きたいので、TaskChuteをご存じない方への紹介は下記のリンクにて替えさせていただきます。

タスク管理ツール TaskChute2(タスクシュート2)



この記事の対象者


TaskChuteを使い始めてすぐ~数週間程度の初心者の方。
ちなみに、まずは公式スタートアップガイドと、TaskChute公式エバンジェリストのはまさんのまとめを読むことをオススメします。

TaskChute スタートアップガイド(PDF)


TaskChuteまとめ(はまラボ)



時間があれば、動画マニュアルを順に見ていくのも発見があると思います。

TaskChute動画マニュアル



1.並び替えができない


では、私のつまづきポイントを順に解説していきます。

まず困ったのは、書いてあるとおりにしているつもりなのに、思うように並べ替えができないことでした。
私がはまったポイントは主に2つありました。

(1)Modeだけ入力し、Projectを空欄にしていた

並び替えを実行した際、Projectが空欄のタスクは特殊な挙動をします。
それを知らずに、Modeだけを設定し、Projectはおいおい考えればいいか、と思っていたのが原因でした。
「□→月日→Noの順」に並び替えられるはずなのに、、、、としばらくここではまっていました。

(2)No又は節内ソートを変更しても並び替えで並ばない

本日のタスクと、翌日以降のタスクは並び替えのキーが異なります。

本日のタスクは「□→月日→No」、翌日以降のタスクは「□→月日→節内ソート順」で並び替えが実行されます。

このことを知らずに、本日のタスクで節内ソート順を変更したり、翌日以降のタスクでNoを変更したりして、おかしいな、と思っていました。

2.タスクを完了させるとNoが「x061714」とか表示される。


振り返ってみると、これは異常でも何でもなくただ単にそういう仕様だったという話でした。

しかし、上記の並び替えに四苦八苦していたころは、「セルの数式を壊してしまったのだろうか」とクリーンなTaskChuteにデータを取り込み直したりしていました。

大橋さんのテストデータでタスクを一つ完了させてみれば、すぐにわかっただろうにね、と今になっては思います。

3.「見積M単」を変えても、「見積H単」が更新されない


これは、複数タスクの「見積M単」にコピペで見積り時間を貼り付けた際に、並べ替えをしたら「見積H単」が再計算されるだろうと思っていたのに、再計算されなかった事象です。

見積は、MかHのどちらかを入力すると他方が再計算されるので、貼り付けた方の各セルを順にF2で編集、確定してやると再計算されます。

4.やっていいことと悪いことがわからない


これは使い始めて今日(2012年10月28日)で4ヶ月少々ですが、未だに少しずつ事例を集めながら、やっていいことの範囲を広げている感じです。
例えば、「TaskChuteの高速操作についてかなり詳しく説明してみた(はまラボ)」で紹介されているように、行を選択してコピー挿入することはやっていいことです。

逆に、タスクの削除はメニューからやるのが無難です。「末尾の行」以外は、エクセルから普通に行の削除をしても問題無いらしいですが、「末尾の行」をエクセルから行削除して並び替えを実行すると、TaskChuteが壊れるそうです。

原則はTaskChuteのメニューからタスクの操作を行い、先人達の実績があるテクニックについては少しずつ取り入れながら、効率的な操作を目指していくのが良いかと思います。

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[Evernote]マージのデメリット

1.Evernoteのマージ機能


Evernoteには、複数のノートを一つのノートにまとめられるマージという機能があります。
大変便利な機能で私もよく使っています。

そのメリットはいろいろなところで紹介されていますが、デメリットが紹介されることが少ないと感じているので、デメリットを中心に書いてみたいと思います。

2.マージのデメリット


デメリットは大きく3つあると思っています。

(1)ノートリンクアドレスが変わる
(2)ゴミ箱から削除した後は復元不能
(3)1ノートのサイズが大きくなると、モバイルからの参照が不便

(1)ノートリンクアドレスが変わる

例えば、2つのノートをマージすると新たな1つのノートが作成されます。
元々の2つのノートはゴミ箱に入ります。
作成されたノートは新たなノートリンクアドレスが振られます。
元々のノートのノートリンクアドレスをクリックしてもマージ後のノートに飛んだりはしません。

つまり、マージ前のノートのノートリンクアドレスは参照先を見つけられなくなります。
ノートリンクを多用するノート管理スタイルにおいては、マージは気軽にすべきではない行為と言えます。

(2)ゴミ箱から削除した後は復元不能

マージ直後には、マージ前のノートもゴミ箱に残っています。
ゴミ箱にノートが多数貯まってくると、トラブルの原因になることがあります。
そのような理由からゴミ箱を空にすると、それ以降は復元はできなくなります。

(3)1ノートのサイズが大きくなると、モバイルからの参照が不便

パソコンからEvernoteを参照する際には少々ノートのサイズが大きくなっても支障はありませんが、調子に乗ってたくさんマージしてしまうと、モバイルから参照する際に時間がかかったりします。
モバイルでも負担のかからないサイズになるよう、マージするノートのファイルサイズには気をつけるようにしています。

3.マージの利用は計画的に


私はinboxに入って来たノートをそれぞれ適切なノートブックに振り分ける前に、マージすべきノートについてはマージしてから移動させるようにしています。

ひとまとめで扱いたいが、マージできない事情があるノート達については、ノートリンクをまとめて取得し、それぞれのノートに貼り付けておくことで、それぞれがひとまとまりのノートであることを示すようにしています。

[情報ソース]私のお気に入りブロガー

今日は私の情報ソースの中から、お気に入りのブロガーさんの紹介をします。

1.はまラボ


TaskChute公式エバンジェリストのはまさんのブログ。
TaskChuteの具体的効率化がたくさん紹介されていて、TaskChuteが手に馴染むのがかなり早まったと思っています。
特に「TaskChuteの高速操作についてかなり詳しく説明してみた」にはお世話になりました。
具体的な操作を説明してある記事が多くて、すぐに実用化できて助かっています。

そして、私がブログを書くようになったきっかけとなった人でもあります。

この記事(10年前のフィットからフリードに乗り換えて感動した2つの機能)に投稿した私のコメントをはまさんが寄稿として記事に取り上げて下さり、(Honda車ユーザーなら移動記録を自動で残せるかも!インターナビの「eco情報」がポイント!)こういう情報発信を自分ももっとやっていきたいな、と思って始めたのがこのブログです。

ブログで人の役に立っている実感はまだ全然ありませんが、少なくともブログを書くということで朝活のモチベーションも高まり、試験勉強も順調に時間を確保できるようになったり、日々がより充実した実感はあります。

2.jMatsuzaki


私が彼のブログを初めて目にしたのはタスク管理ツールを何にするか悩み、TaskChuteについて調べていた時でした(もう手放せない!最高峰のタスク管理ツール「TaskChute」の使用感)。
「アップルパイ」て何のこと?Macユーザなの?と初めは意味不明でしたが、彼がTaskChuteに惚れ込んでいることはよく伝わってきました。

その後、NozbeやToodledoの比較についても興味深く読みました(私がNozbeからToodledoに移行した理由)。
このあたりから、この人はただの変な人ではない、できる変な人だ、と思うようになりました。

その後、TaskChute、Toodledo、Bluewind、Dexpot、7つの習慣、いろいろな情報をこのブログから知りました。
そのまま真似てしまった習慣もいくつもあります。この1年あたりで私の習慣に一番影響を与えた人物に違いないです。

あの妙ちきりんな文体も、今では私の脳にとてもよく馴染みます。

3.子供と一緒に大きくなろう


主に育児関係の記事を参考にさせてもらっています。

うちの子供の方が年齢が低いので、もう少し先の話だな、ということも多いのですが、少なくともそれまでには考えておかなければ、と思う記事がたくさんありました。

特に子供に鍵を持たせた際の話(子どもに家の鍵を持たせる時の注意事項3つ。鍵を持たせて2か月経過。)、お小遣いの話(かわいい子には「こづかい」をあげるな!)は、大変参考になりました。

また、書籍の紹介についても参考になるものが多いです。

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[朝活]4時起きのススメ

1.はまさんの記事



本当は昨日の[Webプリント]書留系のサービスを一歩便利にの続きを書くつもりでしたが、私がブログを始めるきっかけになったはまさんの記事に触発されましたので、予定を変えて私の4時起き習慣について書くことにしました。

朝活を始めたい人へ!4時起きを定着させる12のコツ



2.きっかけ


子育て中、どうしても子供と添い寝しているとそのまま一緒に寝てしまい、常に時間が足りない感にさいなまれていました。
そんな中でこの本に出会い、がんばって添い寝の際に寝ないようにするより、きっぱりと寝てしまって早く起きる方が健全なのかも、と考え方の転換ができたことです。

「朝4時起き」で、すべてがうまく回りだす!(Amazon)


後述するSleepTrackerもこの本で知りました。

3.私の4時起きの実際


4時起きと出会ってから現在までに、幾度も挫折、中断することがありました。
最近はそれなりに続いています。

うまくいっていないときでも、「多少遅く起きても、普通の人と比べたら早起きな方だよね」とあまりへこまないようにしています。

わが家では、お風呂から上がった後、布団の中で子供達に読み聞かせをしながら眠りにつくことが多いです。
読書灯にタイマーを繋げて、21:45にぶちっと灯りが消えるようになっており、子供達も灯りが消えると起きているのをあきらめて寝てくれます。

起きる時にはSleepTrackerという腕時計型目覚まし時計を使っています。寝返りによって浅い眠りを検知して、起きやすいタイミングで起こしてくれる優れものです。

[スリープトラッカー]Sleeptracker 腕時計 プロエリートシリーズ SLEEPTRACKER PRO Elite Mens メンズ ブラック/ブルー [正規輸入品]


少々お高いのが玉に瑕ですが、それで自分の自由時間が買えると思えば安い物かも。
SleepTrackerを4:30にセットしてあり、4:00~4:30までの間に浅い眠りを検知すると、そのタイミングでアラームとバイブで起こしてくれます。
その30分間に浅い眠りが無かった場合には、4:30に鳴ります。

検知時間、アラーム、バイブはそれぞれ設定を変更することができます。


4.気をつけていること



(1)リズムを作ってしまう

寝る時間、起きる時間が安定してくると、苦痛がほとんどなくなってきます。
早期にこの状態を目指すことが一番重要と思っています。

逆に、起きる時間を早める時は大変です。
早起き習慣を作る際には、最初がつらいものだと割り切って、根性で起き上がっています。

(2)目が開いたらとにかく起き上がる

リズムを作るにも、起き上がって身体を目覚めさせることが大事だと思っています。
私は起きてもふとんの中でスマホをいじって頭だけ起こそうとしたりということをついついしてしまうのですが、目にも悪いですし、時間も浪費するのでやらないよう心懸けています。

(3)子供と一緒に寝てしまう

(4)寝る前にスマホをいじらない

(3)(4)はまとめて書きます。

読書灯が消えると本は読めないですが、スマホの画面は見られます。ついつい自分だけスマホをいじりながら起きていたりすることもあるのですが、これをやると目が疲れるし睡眠時間も削られるし翌朝にかなりの確率で影響します。
自分の中では、4時起きのためにしてはいけない習慣の筆頭格です。

子供への教育的影響を考えても、一緒に寝てしまうのが一番です。

[Webプリント]ラベル印刷と封筒直接印刷

1.前回の記事


前回の記事では、Webプリントというサービスとそのメリットを紹介しました。
この記事では、印刷時の工夫を紹介します。

2.システムの想定はラベルシール


宛名のラベルを印刷する際、エーワン、コクヨ、ヒサゴ、マクセルの各社のラベルシールを選択することができます。
メーカーが同じであれば、少々型番が違っても使えることがあります。手持ちのラベルシールがあれば、ダメ元で裏紙等に試し刷りしてみて、確認すると良いでしょう。

うちの事務所には、ヒサゴのラベルシールがたまたまあったので、ヒサゴのOP861を指定して使っています。
以下の記事も全て同じ指定です。

3.コピー用紙に印刷して切り貼り


ラベルシールは便利ですが、コストがかかります。
コピー用紙に印刷して、それを切り貼りしても問題ありません。

4.封筒に直接印字してしまう


さらには、プリンタと封筒の相性にもよりますが、封筒に直接宛名を印字してしまえば、手間も省けスマートです。

角2封筒と長3封筒については、試行錯誤の末に見つけた設定を紹介しておきます。
なお、プリンタ等の条件によっては異なる印刷結果になるかもしれませんので、裏紙等で試し刷りをしてから実際の封筒に印字されることをオススメします。

(1)角2封筒(縦置)

プリンタにフラップ側(天地の天)から印刷が出来る場合は、印刷開始位置を8にします。

お尻側(天地の地)から印刷する場合は、印刷開始位置を3にして、PDFをAdobeReader等で印刷する前に180度回転させてから印刷します。

(2)長3封筒(横置)

印刷開始位置は9、PDFを印刷する前に180度回転させてから印刷します。

5.封筒直接印字の弱点


ラベル印刷やコピー用紙のパターンであれば、複数の郵便物の差出票・受領票をまとめて1枚に出力することができますが、封筒直接印字では1つの郵便物につき1枚となります。

複数の郵便物がある場合は、ラベル印刷やコピー用紙のパターンを使うことも検討すべきでしょう。

6.書き損じの封筒を再利用する


これはコピー用紙パターンの応用です。

コピー用紙に印刷したものは、糊で貼り付けなければなりませんが、それを逆手に取ります。
書き損じ部分をカバーできるように広めに切って、書き損じ部分を上書きしてしまえば一石二鳥です。

お客様にあてには失礼にあたりますので使いませんが、法務局や市役所などの役所へ添付書類を郵送するくらいの用途であれば、このようにして書き損じの封筒を使ってしまいます。

[Webプリント]書留系のサービスを一歩便利に

1.日本郵便の秘密兵器


知名度は高くないと思いますが、日本郵便のサービスに「Webプリント」というサービスがあります。
地味に便利です。うちの事務所では書留系はほぼこれを使って出しています。

Webプリント|日本郵便


今回の記事が役に立つのは、下記のような方でしょう。
(1)特定の宛先によく送る方
(2)書留等の問合せ番号の入力が面倒だと感じる方

2.サービスの概要


ユーザはwebで無料のアカウント登録をしてログインします。

差出人や宛先を入力、ラベルを手元のプリンタで印刷し、郵便局の窓口で発送。
この時、ラベルにはバーコードが含まれており、Webプリントのサイトにログインすると追跡状況を表示できます。
宛先に無事到着すると、書留、簡易書留なら登録したメールアドレスに報告メールが届きます。

もちろんアドレス帳があり、差出人や宛先の管理ができます。

3.メリット


メリットを整理します。

(1)問合せ番号の入力不要
(2)書留、簡易書留ならメールが届く
(3)宛名情報の再利用

(1)問合せ番号の入力不要

私のような面倒くさがりな人間は、あの無機質な何桁もの数字を問合せ欄に入力するのが面倒でなりません。
登録したメールアドレスとパスワードでログインしさえすれば、追跡状況が表示できるのは素晴らしいです。

特に、行方不明を証する書面として「あて所に尋ねあたりません」という形で返ってくることを想定した書留を出す仕事があるのですが、そういうものは返ってくるまでに2週間ほどかかることがあります。

書留の追跡状況では、返送予定がいつになっているとか、「おや、何故か転送されている」とかすぐに確認できて便利です。

仕事が忙しくて、書留で送った書類をなかなか受領してくれないお客様にも有効です。

(2)書留、簡易書留ならメールが届く

無事に届くと、30分ほどの誤差で報告メールが届きます。
法務局との書類のやり取り等であれば、土日以外はまず着くことが確実ですから、ログインしなくてもメールで確認できれば十分です。

なお、特定記録だと何故かメールは送ってくれません。

(3)宛名情報の再利用

アドレス帳に差出人や宛先を登録して管理できます。

私の場合、居所がころころ変わる弟の住所を登録していて、実家の弟宛の郵便物を転送する際などにも便利に使っています。
普段からWebプリントをよく使っているので、年賀状シーズンくらいしか使わない筆まめ等よりも、シンプルにさっと使えて良いです。

3.重要な注意点(普通郵便以外)


Webプリントを使い始めてしばらくするとわかることですが、日本郵便のサービスであるにもかかわらず、Webプリントなるサービスを郵便局の窓口の方が知らないことも多いです。

あなたがWebプリントを使うのが初めての場合、窓口での受付後の処理をよく見ておく必要があります。
例えば、書留を依頼すると窓口のお姉さんは流れ作業で新規のバーコードを貼り付けようとしたりします。

新規のバーコードが貼り付けられてしまい、郵便局の端末にそのバーコードが登録されてしまうと、今までの苦労は水の泡、追跡状況はいつまでたっても「未出荷」のまま、微動だにしないことになります。

窓口の方がWebプリントを知らないかも、と思われる場合は、「このバーコードで処理して下さい」と一言添えると確実です。

このWebプリントネタには続きがあります。次回で印刷の工夫を書きます。

[Evernote]PDFでなくJPGで保存するメリット

1.深く考えずにPDFで保存してませんか?


あなたはScanSnap、Evernote使っていますか?
ScanSnapで保存できるファイル形式にPDFとJPGがありますが、深く考えずにPDFを選択している人が多いのでは無いかと思っています。
JPGでもEvernoteに収めてさえおけば、その中に含まれる文字情報は検索対象になります。

何でもとりあえずPDF、というのではもったいない、というのがこの記事の趣旨です。

2.JPGで保存する唯一にして最大の理由


これは「Androidから情報をすばやく参照できる」ことに尽きます。
少なくとも2012年10月24日現在、目的物がPDFだとお目当てのノートを探し出した後、中身を見るためにさらにもうワンステップが必要です。

これから腰を落ち着けて1時間読書するという状況ならいざしらず、出先で「あのレシートを見れば金額がわかる」とか「日付がわかる」という時に、そんな手間かけてられません。

3.PDFの方が有利な点


もちろん、PDFの方が有利な場面もあります。
むしろ、汎用性という意味ではPDFの方に分がある印象です。

(1)複数ページの取り回し
(2)PDF→JPGの変換は可能
(3)逆のJPG→PDFの変換も可能だが、OCR不可(ScanSnapOrganizer前提)
(4)A4、B5等のサイズ情報も正確に保存
(5)ファイルによってはテキスト情報がコピペできる

(1)複数ページの取り回し

スキャンするページが複数ある場合、PDFは1ファイルにまとめることができるのでスマートです。
JPGの場合はEvernote上でノートをマージをする等の工夫が必要でしょう。

(2)PDF→JPGの変換は可能

一般的には知られていないかもしれませんが、webで検索するとそういうことができるフリーのソフトがいくつかあるようです。PDFCreatorとかPRTGRAPHとか。私が参考にした記事を紹介しておきます。

印刷と、PDF、JPEG出力とか: 時間の無駄遣い


ちなみに私はPDFCreatorを以前から使っていたので、JPG出力の設定を追加して使っています。
また、フリーソフトをインストールしなくてもPrtScキーで画面のスクリーンキャプチャを撮ることによって、簡便にJPG化することもできるでしょう。

(3)逆のJPG→PDFの変換も可能だが、OCR不可(ScanSnapOrganizer前提)

上記の(2)にも関連しますが、JPGにはOCRを埋め込めないため、JPGのOCRは必然的にEvernoteの機能に頼ることになります。一方のPDFは、PDFファイル自体にOCR情報を埋め込めます。

JPGからPDFに変換し直した場合には、そこがネックになります。

どんなPDFでもOCR処理してくれるソフトを持っている方には問題にはなりませんが、ScanSnapに添付されているScanSnapOrganizerでOCR処理を行う場合、ScanSnapでスキャンしたPDFでなければOCR処理を受け付けてくれません。
するとJPGから再変換したPDFファイルには、事実上OCRの埋め込みができない、ということになります。

(4)A4、B5等のサイズ情報も正確に保存

JPGだと、印刷時に用紙の大きさを意識して処理してやる必要がありますが、PDFには書類の物理的サイズが保存されているので、印刷して再利用する場合、かなり有利です。

(5)テキスト情報がコピーできる

OCRの埋め込みが済んでいるPDFであれば、文字列を選択してコピーすることができます(OCRの正確性はともかくとして)。JPGだとEvernote上であっても文字列のコピーはできません(2012年10月24日現在)。


4.ポイントは複数ページ、再利用の可能性


最後に私の使い分け方を紹介します。

デフォルトはJPG


PC上ではJPGでもPDFでもアクセスに不便はないので、Android上での便宜を優先してJPGを基本に据えています。
複数のページがある書類でも、4ページくらいまでならEvernote上でマージして済ませてしまいます。

例外的にPDF


複数ページある書類をまとめて扱いたい場合、印刷して再利用する可能性が高い場合にはPDFを選択します。
また、どうしても迷う場合には無難なPDFを選択します。
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坂根(昔はneunzehnと名乗っていました)

Author:坂根(昔はneunzehnと名乗っていました)
■信条
手間は少ない方が良い。
機械にさせられることは、機械にやってもらえば良い。人間は、人間様にしかできない仕事に力を割くべき。
自分の記憶力にはできるだけ頼らずにものごとを処理したい。

■環境
Windows7
スマホ:docomo SC-04E(Android4.2)

■その他
男児1人、女児1人の父親。
妻を含めて4人家族。
職業は司法書士。

■連絡先
Twitter:@sakane0958
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2013年11月にブログを移転しました。
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Author : Masayuki Sakane