[マクロ]初心者でも「自動記録マクロ」を使えば様々な作業を自動化できる



1.はやしさんの記事に触発されて

今更ながらExcelVBAが便利な事に気づいた【解析屋さんのためのExcel VBA(01):VBAの使い始め】 | ComputerScience - color pencils
”ものを作るのでないかぎり、単純作業は嫌。
コンピューターを使っているのだから、単純作業はコンピューターに任せましょう。”


上記のはやしさんの記事にVBAのことが書かれていて、私もその周辺分野について書いてみます。
あまり本格的に勉強しなくても十分使える機能があり、知っていれば便利になる分野だと思うので。

2.VBAとは?マクロとは?

ちゃんと勉強したわけではないので、定義が間違っているかもしれませんが、私はマクロとは「登録した操作を自動でやってくれるプログラム」、VBAとは「ExcelやWord等において、マクロを記述するプログラム言語」だと認識しています。
初心者のうちはVBA=Officeソフトのマクロと思って差し支えないと思います。

3.自動記録マクロ

ExcelにもWordにも、マクロの自動記録機能というものがあります。これは、マウスやキーボードで行った操作を記録し、それをそのまま繰り返すことができる機能です。
Excel、Wordの他にも、秀丸(シェアウェア)やロケットマウス(シェアウェア)等、マクロが広く使われているソフトでは一般的な機能です。

4.どんなことができるのか

具体例として、私が使っている自動記録マクロの一部を紹介します。
これくらいのことであれば、環境設定と使い方をマスターした後には、大した手間無く使えるようになっていると思います。

Excel

・TogglからエクスポートしたCSVの整形(列の削除、列の移動、並び替え、上書き保存)

Word

・文章全体から特定の単語を置換

秀丸

・TogglからエクスポートしたCSVの文字コードをShift-JISに変換、文章全体から特定の単語を置換、上書き保存

また、手順の多いマクロを組む際には、マクロを一から手書きするよりも自動記録したマクロを再編集して作り上げる方が早い、という使い方もあると思います。

5.一般的な手順

自動記録マクロを使えるソフトでは、たいてい以下のような手順を踏めば自動記録したマクロが使えます。

(0)環境設定

特にExcelの最近のバージョンではマクロを使う設定が面倒になっています。
ここでは詳しい説明はしませんが、webにたくさん情報がある分野なので、自分のバージョンに合った情報を探してマクロが使える状態にします。

(1)記録を開始

たいていはマクロのメニューの中に、再生ボタンのマークで表示されています。これをクリックした後の操作が記録されます。

(2)自動化したい操作を行う

注意が必要なのは、カーソルの移動をマウスで行うと、再現性が低下することが多いことです。マクロの開始時に、Home等のキーでカーソルの位置を初期化しておき、できるだけキーボード操作で操作を行うのが無難です。

また、置換であれば全体に対して置換をするような構成にして、カーソルの位置に左右されない作りにするのも、想定どおりの動作をさせるために有効です。

ここで置換繋がりで少し脱線ですが、置換については、「正規表現」というものを使えるようになると、やれることの幅がぐっと広がります。
マクロによって正規表現のパターンも違うことがあるので、少しずつ使えるパターンを増やしていくのがオススメです。

(3)記録の終了、保存

操作が終了した後は、停止ボタンで記録を終了します。終了しただけでは保存されていない状態なので、保存してやります。

秀丸はマクロごとにファイルが作成されます。 Office関係はテンプレートファイルに紐付けられたり、個別のファイルに保存できたり、いろいろできます。
詳細はここでは割愛します。

(4)動作確認

実際に動かしてみて、想定どおりの結果が得られるか確認します。単純な作業なら一発でうまく動くこともありますが、調整が必要なことも多いです。

(5)調整

動作が想定どおりでない場合、何らかの対応が必要です。記録時の手順が間違っていることが明確だった場合は、自動記録をもう一度やり直します。

操作は合っているはずなのに何故か想定どおりにならない場合は、マクロを編集してみるとすぐに原因がわかることもあります。

例えば、マウス操作で特定の座標を指定してカーソルを移動させる処理になっていると、ウィンドウの位置が少しずれただけで再現性が無くなります。こういう場合は、他の方法でカーソルを移動させることを検討します。

プログラム言語の編集なんて気後れするかもしれませんが、操作の内容が上から順に時系列に並んでいるので、自分が入力した置換単語などをキーワードにして見ていくと、どのあたりで何をやっている、ということが大まかに見えたりします。

怪しそうな箇所があれば、ダメ元で検索してみます。同じようなことで悩んでいる人は結構いるものですから。

ちなみにwebの情報量としてはExcelと秀丸は結構な情報がありますが、Wordは情報が少な目です。
仕事でWordが欠かせない、しっかり勉強して使いこなせるようになりたい、という方には下記の電子書籍がオススメです。

『Word VBA基本&活用テクニック』

 

[2014年6月15日追記]
『Word VBA基本&活用テクニック』はその後、単行本が出たようです。

 

6.3回以上繰り返していることは自動化を検討

私は「機械にさせられることは、機械にやってもらえば良い。人間は、人間様にしかできない仕事に力を割くべき。」という信条を持っている横着者なので、こういう自動化が大好きです。

いったんマクロをきちんと組み上げてしまえば、後はマクロが正確に冷徹に想定どおりの仕事をこなしてくれるようになります。
私が手作業でやるように、手順をすっとばしてしまってやり直しになるようなこともありません。 今まで使ったことが無い方は、ぜひ一度お試しを。
[この記事の執筆にかかった時間 81分]

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