[事務効率化]切手やインクの使用量の把握



1.消費量が均一でない消耗品の管理


切手やプリンタのカラーインクの在庫管理、足りなくなった分だけ気付いた時に補充して管理するのが一般的だと思います。

ただ、種類毎の消費量にはどうしてもばらつきがありますよね。
そのばらつきを把握できていないと、多目多目の在庫を用意しておく、という管理体制になってしまいます。

以後、私の職場の切手の例でお話ししますが、切手の補充のために発注する際も、どれだけ発注すれば必要十分なのかがわからないと、どうでもいいことに頭を悩ませることになります。

・80円切手はよく使うけど、50枚もあれば十分だろうか?
・200円切手は10枚くらい?
・500円切手は5枚でいい?

2.どうでもいいことに頭を使うとイライラする


私はこういうどうでもいいことに頭を使うのが嫌いな上に、使いたい時に必要な切手が無いのも嫌です。

440円だから、350円と90円の組み合わせでいこうと思っているのに、「350円が無い!」という時の絶望感。
額面があったり無かったりする切手の在庫の中から440円になる組み合わせを見つけ出すのは、本当に無駄な手間としか思えないのです。

在庫をたっぷり用意しておけばいいじゃないか、という方針も考えたいところですが、切手というものはちょろまかされたりすることが多い性質のものです。
たっぷり過ぎるほど置くわけにもいかない困りものなので、量の力で必ずしも乗り切れるとは限りません。

今回は、こういうストレスに対応するためのご提案です。

3.在庫の量、補充量を把握すれば消費量がわかる


まず、前の担当者によって直感的に発注されていた補充の発注を、私に任せてもらうようにしました。
前の担当者も好きでやっていたわけではないので、Win-Winです。

まず、現在ある在庫の量を記録し、最初は推測で補充の発注を出しました。
1ヶ月後、再度在庫の量を記録し、下記の計算で消費量を算出しました。

(元々の在庫)+(補充量)-(現在の在庫)=消費量



この消費量を元に、次の発注量を決めました。

その後は1ヶ月ごとに、下記の計算で1ヶ月の平均消費量を算出します。

(元々の在庫)+(補充量の累計)-(現在の在庫)=通算の消費量
(通算の消費量)÷(記録開始時から現在までの経過月数)=1ヶ月の平均消費量


もちろんExcelで処理しているので、経過日数等も自動計算させることができます。
これを毎月繰り返していくと、だんだん平均がこなれてきて正確な見積もりができるようになってきます。

事務所の切手の消費量なんて個人情報でも何でも無いと思うので、個人名が入っているコメント等を削除した上でここで公開して見るのも面白いかな、と思っています。
作業できたら後日アップしてみます。

(追記)FC2ブログではExcelファイルをアップロードすることはできないようなので、永続的な公開はあきらめました。
2012年11月11日、とりあえずfirestorageに保存期間7日間でアップロードしてみました。
http://firestorage.jp/download/a1ed1ef36bf056985bbb231bc394bcbae9c1a773
保存期間経過後も連絡いただければ提供したいと思っていますので、気軽に連絡をいただければと思います。
こんなニッチなネタに興味をもっていただけただけでも嬉しいことですから。

コメント者のところに事務所名が残っているのはご愛敬です(全部いちいち削除するのが面倒だっただけですが、事務所の宣伝がてら)。
島根県のど田舎にある司法書士事務所ですが、今はオンライン申請があるので全国どこの法務局の登記でもお受けしますよ。



2015年2月12日追記
移転後のブログで関連する記事を書きました。
その中でこのファイルの現行バージョンをアップしているので、こちらにもリンクを貼っておきます。
kitteShouhiryouKeisan.xls
新しく書いた記事はこちら。
[切手]切手の組み合わせを読み解き、切手事務を効率化する | 流れるような一日を



4.どっちが手間か?


万人にお勧めできる方法ではないと自分でも思います。
私がこういう方法を採るのは下記のような理由によります。

(1)どうでもいいことに頭を使いたくない
(2)記録しない限り、消費量は直感的にしかわからない
(3)趣味

(1)どうでもいいことに頭を使いたくない

350円が何枚必要だろうと、正直どうでもいいです。使いたい時にそこにあってさえくれれば。

ただ、そうではない現実があり、在庫を無制限には置けないという制限もある中で、あっちを減らしてこっちを増やして、ということを1ヶ月ごとに考えたりしたくないのです。

エクセルシートと手順とさえ確立してしまえば、1月ごとの定期作業はオートパイロットでできますから、私にとってはその方がストレスが少なく済みます。

(2)記録しない限り、消費量は直感的にしかわからない

何となく50円が少なそうだから今月は多目にしてみよう、ということをやっていると消費量は直感的にしか把握できません。

額面が50円と80円しか無ければ頭だけでもどうにかなると思いますが、10円、20円、30円、、、とたくさんある場合には、記憶ベースで消費量を把握することはできません。

正確な消費量は、記録無くして得られないのです。

(3)趣味

多分こういう記録を残していくという行為が、私の趣味に合っているのだと思います。

自分の時間の使い方を24時間毎日記録するのも、子供の落書きをいちいちScanSnapで読み取るのも、保育園の掲示板をカメラでいちいち記録するのも、それが好きだということなんでしょう。

[この記事の執筆にかかった時間 54分]
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