[事務効率化]プリンターは最速の秘書



1.全てをゼロから作っていませんか?
あなたにも、仕事や生活の中で繰り返し使う書類があるでしょう。
仕事で提出する書類や、保育園や学校に提出する書類。

提出する時になってから全てを手書きで書いていませんか?
ゴム印で効率化していますか?

もう少し楽ができる方法を紹介します。

2.PDFにして不変情報は入力しておく
まず様式をスキャンするなりしてPDF化、そのPDFに住所氏名などの不変情報は打ち込んでしまいます。
こうしておけば、使う時には人間様が考えなければならないところだけを記入すれば済みます。

PDFにテキストを打ち込むソフトとして、私は下記のソフトをオススメします。もちろんフリーです。

PDF-XChange Viewer(窓の社)


このソフトのタイプライターという機能を使えば、文字を好きなところに打ち込むことができます。

正規のAdobeAcrobatだと、タイプライターで打った文字のフォントサイズ等の変更ができません(多分、機能的にはできるのでしょうが、私にはその機能へのアクセスが見つけられませんでした)。
そのあたりがPDF-XChange Viewerでは直感的に分かるので、私などはAcrobatが使える環境でもPDF-XChange Viewerを使うことが多いです。

ちなみに、たいていの書類は書いてある内容を人間が認識できれば十分な用途ですから、スキャンによって多少品質が原本から劣化したところで支障はありません。

3.原本に書き込む必要がある書類
世の中の大多数の書類は上記の方法でいけると思います。
次に、機械に読み取らせたりするため、所定の用紙を使わなければならないケースの対応を考えます。

例えば私の仕事では、郵便局の小為替請求用紙で小為替を毎日のように請求します。
この小為替請求用紙は、機械を通す処理があるため、必ず郵便局の所定の用紙に記入しなければなりません。

ここでやはりPDFを活用します。
白紙のPDFを新規作成し、そこへ必要事項をおおまかに打ち込み、印刷・調整のトライアンドエラーを繰り返しながら、所定の様式に印字できるPDFを用意します(この過程は少し大変です)。
いったんこのPDFが完成してしまえば、あとは100枚でも200枚でもプリンターが仕事をしてくれる、というわけです。

このPDFは汗と涙の結晶ですから、印刷条件等があればそれをファイル名等に記録し、大切に取っておき再利用に備えます。

私が事務所に入ってこの方法を始めるまでは、小為替請求用紙はゴム印で処理していました。
100枚あれば100枚分の人手がかかります。
プリンターなら、いったん印刷指示を出してしまえば放っておいても仕事をしてくれます。
その間に人間様は他のもっと創造的な仕事をするべき、と私は考えます。
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自分の記憶力にはできるだけ頼らずにものごとを処理したい。

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